Gästemeldung Wien: Gästeverzeichnis und Betreiberpflichten
Gästeverzeichnis, normale Wohnsitzmeldung und eine mögliche STR-Registrierungsnummer für die Unterkunft sind unterschiedliche Verfahren. Dieser Ratgeber trennt die offiziellen Pflichten, statt eine pauschale Meldung jedes Touristen über ein Wiener Portal zu behaupten.
Was für 2027 feststeht: 8 % Ortstaxe ab 1. Juli
Die Stadt Wien bestätigt in ihren FAQ zur Ortstaxe die Erhöhung auf 8 % für entgeltliche Aufenthalte ab 1. Juli 2027. Bis dahin gilt seit 1. Juli 2026 ein Satz von 5 %. Für Ihre Planung bedeutet das: Nicht das gesamte Jahr 2027 wird mit demselben Satz behandelt. Bei Aufenthalten rund um den Wechsel müssen die jeweils einschlägigen Vorgaben für den Aufenthalt und die Abrechnung beachtet werden.
Die Prozentsätze beziehen sich auf die gesetzliche Bemessungsgrundlage, nicht ungeprüft auf den gesamten von Gästen bezahlten Betrag. Umsatzsteuer, die Behandlung einzelner Leistungen und die Berechnung eines bereits inklusive Ortstaxe angegebenen Preises können das Ergebnis beeinflussen. Deshalb ist „acht Prozent vom Bruttobuchungswert“ keine allgemein richtige Kurzformel.
Überprüfen Sie frühzeitig Ihre Preise, Buchungsbestätigungen und Abrechnungsabläufe. Ein bereits gebuchter Aufenthalt und ein späterer Steuerwechsel können Fragen zur vereinbarten Preisgestaltung auslösen; lassen Sie diese anhand Ihrer Verträge klären. Die Managementprovision von BoostyourHome ist eine gesonderte vertragliche Position und darf nicht mit der Ortstaxe verwechselt werden.
Stadt Wien: FAQ zur OrtstaxeAirbnb und Booking.com: Steuerabführung nicht einfach voraussetzen
Aus einer Plattformbuchung folgt nicht automatisch, dass Ihre Wiener Ortstaxe vollständig eingehoben und abgeführt wurde. Die Stadt Wien beschreibt Meldepflichten für Online-Plattformen und die Möglichkeit einer Vereinbarung über die Einhebung und Abfuhr. Eine Datenmeldung an die Stadt ist nicht dasselbe wie eine Steuerzahlung für Ihre konkrete Buchung.
Prüfen Sie deshalb die Buchungsabrechnung, ausgewiesene Steuerpositionen und die für Wien geltenden Vereinbarungen des jeweiligen Anbieters. Wenn nicht eindeutig dokumentiert ist, wer welche Abgabe übernimmt, klären Sie das vor Ihrer Meldung mit der zuständigen Stelle beziehungsweise Ihrer Steuerberatung. Bei Direktbuchungen muss der eigene Prozess ebenfalls klar geregelt sein.
EU-Datenaustausch, Gästeregistrierung und Ortstaxe erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Keines dieser Verfahren ersetzt automatisch die anderen. Ein sauberer Betrieb ordnet jede Pflicht einer verantwortlichen Person zu und hält die jeweiligen Nachweise getrennt verfügbar.
Stadt Wien: Pflichten von Online-PlattformenGästeverzeichnis ist etwas anderes als die Nummer Ihrer Unterkunft
Nach den offiziellen österreichischen Informationen müssen Inhaber von Beherbergungsbetrieben ein Gästeverzeichnis führen. Die Anmeldung des Gastes erfolgt durch Eintragung unverzüglich, jedenfalls innerhalb von 24 Stunden nach dem Eintreffen. Bei der Abreise ist ein entsprechender Abmeldeeintrag vorzunehmen. Das Verzeichnis kann auch elektronisch geführt werden.
Damit ist nicht gemeint, dass jeder touristische Gast einen normalen Wohnsitz-Meldezettel abgeben und automatisch über ein allgemeines Wiener Portal an die Behörde übermittelt werden muss. Die Eintragung ins Gästeverzeichnis, die Wohnsitzmeldung und eine mögliche zukünftige Registrierung der Unterkunft sind zu unterscheiden. Verwenden Sie die vorgesehenen Formulare und erfassen Sie nur die erforderlichen Angaben.
Auch beim Self Check-in bleibt der Betreiber für einen funktionierenden Prozess verantwortlich. Eine digitale Lösung muss die tatsächlichen gesetzlichen Anforderungen abdecken und den Datenschutz berücksichtigen. Kontrollieren Sie, ob Ankunft und Abreise vollständig dokumentiert werden und ob das Verzeichnis bei berechtigter Einsicht verfügbar ist.
oesterreich.gv.at: Fremdenverkehrsabgabe und MeldepflichtPraktische Vorbereitung: Was Wiener Gastgeber jetzt tun können
Beginnen Sie mit der rechtlichen Ausgangslage Ihrer Wohnung: Wohnzone, tatsächlicher Wohnsitz, geplante Nutzung und gegebenenfalls Bewilligung. Erst danach sollten Sie Umsatzpläne erstellen oder Kalender für neue touristische Buchungen freigeben. Wer mehrere Einheiten betreut, prüft jede einzeln; eine rechtliche Einschätzung für Wohnung A gilt nicht automatisch für Wohnung B.
Führen Sie einen zusammenhängenden Vermietungskalender über alle Buchungskanäle. Halten Sie Gästeverzeichnis, steuerliche Abrechnungen und Objektunterlagen nachvollziehbar getrennt. Legen Sie fest, wer neue Behördeninformationen prüft und wer notwendige Änderungen in Inseraten und Buchungsabläufen umsetzt. So hängt die Einhaltung von Pflichten nicht allein von einer einzelnen Plattformfunktion ab.
Für 2027 lohnt sich eine Preisplanung mit der bestätigten Ortstaxeerhöhung und einer gesonderten Liste offener Fragen zur Registrierung. So lassen sich feste Kosten und unsichere Annahmen auseinanderhalten. Holen Sie für die Entscheidung über die konkrete Zulässigkeit eine individuelle fachliche Einschätzung ein; ein Blogartikel kann sie nicht ersetzen.
Stadt Wien: Ausnahmebewilligung für KurzzeitvermietungAufbewahrung und Einsicht
§ 10 des österreichischen Meldegesetzes verlangt die Aufbewahrung der Gästeverzeichnisaufzeichnungen für sieben Jahre ab Eintragung. Berechtigte Behörden können Einsicht verlangen. Daraus folgt keine Erlaubnis, unnötige Ausweiskopien zu sammeln oder Gästedaten zu veröffentlichen.
Meldegesetz § 10 (RIS)Zur Registrierungsnummer und künftigen Änderungen lesen Sie den Ratgeber Airbnb Regeln Wien 2027.
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Matthias Poczesniok
Gründer & Geschäftsführer
Mit umfassender Erfahrung im Immobilien- und Hospitality-Bereich hat Matthias BoostyourHome gegründet, um eine Lücke im Wiener Markt zu schließen: professionelles, lokales Management für Ferienwohnungen.
Als aktiver Co-Host in Wien betreut Matthias Ferienwohnungen in der ganzen Stadt selbst – von der Inseratsoptimierung bis zur Gästebetreuung. Er ist außerdem Inhaber der Marketing-Agentur socialbunnymarketing.com; daher stammen die datengetriebenen Preis- und Reichweitenstrategien hinter BoostyourHome.
Hinweis: Dieser Artikel wurde teilweise oder vollständig mit Hilfe von KI erstellt und redaktionell geprüft. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Angaben. Die Inhalte stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar.